Compras en Porvenir:

Contratación en Porvenir:

1. Registro de proveedor

con los documentos requeridos y de acuerdo a los procedimientos internos, se puede ver el detalle en la sección: Requisitos para el registro como proveedor

2. Revisión de propuestas

De acuerdo a criterios de evaluación dependiendo del tipo de servicio o bien, esto se realiza en conjunto entre el área de Abastecimiento y el área usuaria. Se tienen en cuenta criterios como el precio, cumplimiento de necesidad, garantía entre otros.

3. Gestión de proveedores durante la entrega de bienes y servicios

La entrega es realizada al área usuaria quien recibe el bien y/o servicio. En caso de algún inconveniente y no poder solucionarlo entre las partes, participa la Direccion de Abastecimiento buscando llegar a acuerdos entre las partes.

4. Proceso de facturación

Esto de acuerdo a lo establecido en la sección proceso de facturación.

5. Modificación de información de proveedores

Esta debe ser solicitada por el proveedor al cambiar alguno de sus datos, contactos o documentos al correo proveedoresporvenir@porvenir.com.co con los soportes requeridos de la siguiente manera:

• Cambio de cuenta: Certificación bancaria vigente
• Cambio de razón social: RUT o cámara de comercio actualizada
• Modificación de Dirección, Teléfono, correo: RUT o cámara de comercio actualizada

6. Gestión de requerimientos de los proveedores

Esto se hace a través del correo proveedoresporvenir@porvenir.com.co. Si requieres una certificación de servicios por parte de Porvenir por favor envía el formato sugerido.

7. Evaluación de proveedores por servicio y de manera integral

Esto puede incluir visitas a sus instalaciones. Dependiendo de los montos de facturación anuales y la criticidad del servicio prestado por parte del proveedor Porvenir podrá realizar varios tipos de evaluación:

• Evaluación de servicio por parte de área usuaria.
• Evaluación en cumplimiento de servicios administrativos, entregas de cotizaciones, facturas, etc. por parte del comprador.
• Evaluación realizada por un tercero con o sin visita que consiste en lo siguiente: desde el área de Abastecimiento se remite un correo al contacto del proveedor que nos dio cuando se inscribió como tal, con una carta informándole que lo contactará la empresa EVALCOM para solicitarle una documentación y realizar la evaluación de proveedor, la cual debe ser pagada por cada uno a dicha empresa. El costo varía según si se pide con o sin visita.  La certificación que entrega EVALCOM a cada proveedor es propiedad del proveedor y tiene vigencia de un año y le sirve para contratar con cualquier empresa y como carta de presentación
  
  Para realizar la evaluación EVALCOM te solicitará los siguientes documentos, EVALCOM puede firmar un acuerdo de confidencialidad si lo requiere el proveedor:
  1. Cámara de comercio
  2. Certificado de matricula
  3. RUT
  4. Composición accionaria
  5. Documento del representante legal
  6. Estados financieros
  7. Notas a los estados financieros
  8. Declaración de renta
  9. Certificaciones de calidad
  10. Seguros
  11. Certificado de parafiscales
  12. Planilla de seguridad social
  13. Declaración de origen de fondos
  14. Autorización de centrales de riesgo
  15. Certificación bancaria
       
• Visita a las instalaciones del proveedor, previamente acordada con el mismo.

Los proveedores pueden negarse a realizar la evaluación indicando la razón.

8. Solicitud de actualización de documentación

Esta se solicita a algunos proveedores de manera anual dependiendo de los montos de facturación anual y de la criticidad de los bienes o servicios prestados por el proveedor para los procesos de Porvenir.

9. Solicitud de Certificación Auditor Central 

Para proveedores con lo que compartimos información crítica para Porvenir a través de algunos aliados que nos permiten conocer el nivel de madurez en los procesos de seguridad de la información y Ciberseguridad de nuestros aliados. Esta certificación es pagada por el proveedor, es anual y le sirve en todos sus procesos de contratación con todos los clientes.

10. Solicitud de calificación de Porvenir como cliente

Desde Porvenir podemos hacer esta solicitud a algunos proveedores por parte de un tercero con el fin de buscar acciones de mejora en nuestros propios procesos.

Es política de PORVENIR cumplir estrictamente todas las leyes, normas y reglamentaciones expedidas para la regulación de las actividades que desarrolla la Sociedad y de los Fondos por ésta administrados, bajo directrices de máxima integridad y honestidad.

A PORVENIR le interesa cómo se obtienen los resultados. No será tolerado que un empleado obtenga resultados violando las leyes, normas y/o procedimientos o recurriendo a manejos inescrupulosos que puedan además afectar el buen nombre e imagen de la Sociedad ante terceros o la pongan en riesgo.

En desarrollo de lo anterior, se tiene previsto las siguientes reglas que han de regir las relaciones de PORVENIR con sus proveedores:

• Independientemente del tipo de vinculación, todos los colaboradores que intervienen en las etapas del proceso de Compras, se encuentran obligados a identificar, prevenir, revelar y cuando sea el caso administrar e los conflictos de interés que pueda presentarse en el desarrollo de sus funciones, en consecuencia frente a una potencial situación de conflicto de interés, en un proceso de contratación, éste debe informarlo y abstenerse de participar en la misma, hasta tanto no se haya definido el mecanismo de administración del potencial conflicto. Por lo tanto, en el proceso de vinculación de los proveedores se les solicita que informen las relaciones de parentesco con empleados vinculados a la Sociedad, o la participación de estos en la propiedad y/o administración cuando se trate de personas jurídicas.
• Sólo se podrá contratar con proveedores de bienes y/o servicios que previamente estén registrados en el Registro Nacional de Proveedores de PORVENIR.
• Se mantendrá un proceso de calificación de los proveedores de manera anual, cuyo resultado se deberá tener en cuenta para futuras contrataciones y para la permanencia del proveedor dentro del Registro de Proveedores.
• En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio.
• Todo contrato, convenio o relación en que se obligue PORVENIR, deberá ser suscrito por un Representante Legal o por los empleados debidamente autorizados de acuerdo con las políticas internas.
• PORVENIR prohíbe a sus colaboradores, solicitar o recibir a título de gratificación o regalo, dinero, bonos, honorarios, comisiones, anticipos, viáticos, cheques, tarjetas débito, títulos valores o cualquier otro documento que pueda ser convertible en dinero, de una persona, corporación o sociedad con la que que PORVENIR o el Grupo Aval Acciones y Valores S.A. tenga negocios. PORVENIR permite recibir regalos, atenciones o gratificaciones siempre y cuando no superen el 5% del valor del salario del colaborador que lo recibe, y en todo caso sin que dicho monto supere dos salarios mínimos mensuales legales vigentes y que no tengan una intención de inapropiadamente en el desempeño de las actividades a cargo del colaborador. Igualmente, se permite recibir regalos promocionales como sombrillas, gorras, lapiceros, calendarios, etc. e invitaciones a eventos relacionados con el propósito del negocio.
• PORVENIR cuenta con un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), con el objeto de prevenir el ingreso o legalización de bienes provenientes de actividades ilícitas; así como la financiación del terrorismo a través de la entrega de dinero o bienes para soportar el desarrollo de actividades de grupos al margen de la ley. En desarrollo de esta política, los proveedores no podrán usar a PORVENIR como una herramienta para el lavado de activos y/o financiación del terrorismo, igualmente será causal de terminación por justa causa del correspondiente contrato sin que haya lugar al pago de sanción o indemnización de ningún tipo, el hecho de que se incumpla con esta obligación o si el proveedor suministre información inexacta o incorrecta en el proceso de vinculación como tal a PORVENIR.

Documentos normativos:

Grupo AVAL y Porvenir como parte de sus filiales ponen a tu disposición los lineamientos respecto a su gestión y administracion del riesgo de corrupción de terceras partes intermediarias.

Igualmente, cualquier duda que se presente con relación a una situación generadora de conflicto de interés o una situación que en concepto del proveedor desconocen estas políticas, por favor repórtalas aquí en la Línea Ética.

Haciendo clic aquí podrás encontrar información referente al Gobierno Corporativo de Porvenir.

Los requisitos están descritos en este documento. 

Las cotizaciones deben cumplir con las siguientes condiciones:

• Estar dirigidas a Porvenir S.A.
• Contener precios, indicando si incluye IVA,. Si aplica, especificar precios unitarios y valor total
• Indicar la moneda
• Indicar la vigencia (máximo 90 días)
• Términos y condiciones de pago
• Tiempo de entrega
• Unidades de medida y embalaje
• Descripción detallada del bien o servicio
• Indicar la garantía que ofrece el provedor, si aplica para el tipo de compra
• Presentarse en un formato membreteado para asegurarse de la procedencia de la misma
• Y lo solicitado por el comprador particularmente dentro de la solicitud de la cotización

• Siempre enviar cotizaciones a la Direccion de Abastecimiento de Porvenir, es el único canal autorizado 
• No iniciar la ejecución de labores sin haberse registrado como proveedor de Porvenir y sin tener la orden de compra del servicio y/o el contrato firmado
• Entregar las pólizas requeridas antes de iniciar la ejecución y siempre antes de la primera facturación
• Actualizar las pólizas requeridas de acuerdo a lo indicado en el contrato
• Notificar a Porvenir cualquier cambio en sus datos de empresa, contactos y documentación al buzón de proveedores.
• Realizar los procesos de radicación de facturas de acuerdo a lo solicitado por Porvenir.
• Cumplir con lo solicitado por Porvenir en sus políticas.